Ja. Um anonym zu bleiben, stellen Sie sicher, dass Sie beim Ausfüllen der Formulare und beim Anhängen von Dokumenten keine Informationen angeben, die direkt oder indirekt Ihre Identität offenlegen. Prüfen Sie, ob Ihre Internetverbindung sicher ist und der von Ihnen verwendete Browser ein Vorhängeschloss-Symbol anzeigt. Benutzen Sie zur Abgabe Ihrer Meldung ausschließlich ein privates Gerät, das nicht in das Netzwerk der Organisation eingebunden ist. Auch auf Ihren Posteingang in der Anwendung sollten Sie nur zugreifen, wenn Sie sich an einem privaten Gerät in einer sicheren, privaten Netzwerkumgebung befinden.

Das Dokument enthält direkte Angaben zur Person wie Namen, Ort oder Mailadresse? Diese Angaben sollten gelöscht oder geschwärzt werden. Die Angaben im Dokument ermöglichen Rückschlüsse auf die Person, weil nur diese Person Kenntnis hat? Stimmen Sie zuvor mit der Ombudsperson das Vorgehen telefonisch ab. Die Eigenschaften des elektronischen Dokumentes (Word, Excel, PDF o.ä.), zu finden über den entsprechenden Reiter, enthalten Angaben zu Aussteller oder Bearbeiter des Dokumentes oder zum Speicherort? Wenn Sie Ihre Identität schützen wollen, achten Sie sorgfältig darauf, dass in der Rubrik Eigenschaften alle Daten gelöscht sind, die Angaben zu Personen enthalten. Angaben zum Speicherort lassen sich nicht ändern; Sie müssen daher auf Ihrem Computer für das Dokument einen Speicherort mit neutraler Bezeichnung wählen oder die Datei von einem externen Speicherort, bspw. einem USB-Stick, hochladen.

Der Zugriff auf Ihre Identität in der Anwendung ist auf die Ombudsperson beschränkt. Die Daten können an die Personen weitergegeben werden, die von der Organisation autorisiert sind, Ihre Meldung oder Frage zu bearbeiten, wenn Sie zugestimmt haben, dass die Ombudsperson sie zusammen mit der Meldung an die Rechts-/Compliance-Abteilung der Organisation weiterleiten darf. Die Organisation ist verpflichtet, sicherzustellen, dass Ihre Identität ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an niemanden außerhalb der autorisierten Mitarbeiter, die für die Entgegennahme oder Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, weitergegeben wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen Ihre Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann. Ihre Identität und alle anderen im vorstehenden Absatz genannten Informationen dürfen nur offengelegt werden, wenn dies nach EU-Recht oder nationalem Recht im Rahmen von Ermittlungen nationaler Behörden oder Gerichtsverfahren erforderlich und verhältnismäßig ist, auch um die Verteidigungsrechte der betroffenen Person zu wahren.

Trusty AG kann Sie nicht über Ihre IP-Adresse verfolgen. Um Ihre Vertraulichkeit und Anonymität zu gewährleisten, speichern die Webseiten der Anwendung keine IP-Adressen und Zeitstempel. Zum Schutz Ihrer Anonymität sollten es zudem vermeiden, über das Netzwerk der Organisation auf dieser Plattform mit der Ombudsperson zu kommunizieren.

Ihre Meldung wird von der Ombudsperson und - mit Ihrem Einverständnis - von der Kontaktperson der Ombudsperson, die in der Rechts-/Compliance-Abteilung der Organisation tätig ist, gemäß den organisationsinternen Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen bearbeitet. Trusty AG wird Ihre Meldung nicht bearbeiten und hat auch keinen Zugriff auf deren Inhalt.

Gemäß der EU Whistleblowing Richtlinie erhalten Sie innerhalb einer Woche eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung. Zudem sollten Sie spätestens 3 Monate danach eine Rückmeldung zu Ihrer Meldung erhalten. Die Rückmeldung muss Sie über die geplanten bzw. ergriffenen Folgemaßnahme und die Gründe für diese informieren. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie legt jedoch keine Frist fest, innerhalb derer die Folgemaßnahmen von der Organisation abgeschlossen sein müssen. Weitere Bestimmungen entnehmen Sie bitte den Richtlinien der Organisation oder fragen Sie die Ombudsperson.

Ja. Sie können den Prozess verfolgen, indem Sie auf "Ihr Posteingang" klicken. Der Link führt Sie zur Anmeldeseite für den Posteingang, wo Sie den Benutzernamen und das Passwort eingeben müssen, die Sie nach dem Einreichen der Meldung erhalten. Der Posteingang ermöglicht es Ihnen, die Bearbeitung Ihrer Meldung zu verfolgen, sicher mit der Organisation zu kommunizieren und deren Feedback zu Ihrer Meldung zu erhalten.

Ja. Nach dem Einreichen Ihrer Meldung erhalten Sie einen Benutzernamen und ein Passwort für den Zugang zum Posteingang, unabhängig davon, ob Sie Ihre Identität offenlegen oder nicht.

Vergeltung bedeutet, dass Sie aufgrund der Meldung eine direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung erfahren, die meist in einem arbeitsbezogenen Kontext erfolgt und Ihnen einen ungerechtfertigten Schaden zufügt oder zufügen kann.

Hinweisgeber, die in gutem Glauben eine Meldung erstatten, genießen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen. Vergeltungsmaßnahmen sind in Ihrem Unternehmen strengstens untersagt und stellen selbst ein Fehlverhalten dar. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Richtlinien der Organisation und den jeweiligen nationalen Gesetzen oder fragen Sie die Ombudsperson.

Bitte beachten Sie die Kontaktdaten und Informationen der Ombudsperson in der Fußzeile der Anwendungswebseite.