Datenschutz

Der folgende Abschnitt enthält Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems. Bitte lesen Sie diese Datenschutzinformationen sorgfältig, bevor Sie eine Meldung einreichen. Das Hinweisgebersystem Trusty dient dazu, Informationen über mutmaßliche Verstöße zum Nachteil der Organisation auf sichere und vertrauliche Weise entgegenzunehmen, die sichere Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Ombudsperson zu ermöglichen und Informationen zu verarbeiten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von Trusty beruht auf dem berechtigten Interesse der Organisation an der Aufdeckung und Verhinderung von Verstößen und der damit verbundenen Vermeidung von Schäden und Haftungsrisiken für die Organisation. Betrifft eine eingegangene Meldung einen Mitarbeiter der Organisation, dient die Verarbeitung erforderlichenfalls auch der Verhinderung von Straftaten oder anderen Rechtsverstößen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Das Hinweisgebersystem Trusty (die Anwendung, ihre Webseiten sowie die Datenbank, in der die übermittelten personenbezogenen Daten und Informationen gespeichert werden) wird von der Trusty AG, Riedstrasse 7, 6300 Zug, Schweiz, im Auftrag der HEUKING · VON COELLN Rechtsanwälte PartGmbB betrieben, deren Anwälte von der Organisation mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer Ombudsperson beauftragt wurden. Die Datenbank ist verschlüsselt und wird auf virtuellen Servern in einem hochsicheren Rechenzentrum in der EU gehostet. Zum Zweck der Bearbeitung einer eingereichten Meldung dürfen die personenbezogenen Daten und Informationen nur von Personen erzeugt, abgerufen, verarbeitet und genutzt werden, die von der Ombudsperson dazu ermächtigt wurden. Die Trusty AG hat keine Rechte an diesen Daten; das ihr zugewiesene Personal hat ausschließlich zu Zwecken der technischen Wartung Zugriff auf die Datenbank. Das Eigentum an den Daten und die damit verbundenen rechtlichen Verantwortlichkeiten verbleiben zu jeder Zeit bei der Ombudsperson. Ob und in welchem Umfang Dritte Zugriff auf die Daten haben, liegt allein in der Verantwortung der Ombudsperson. Falls rechtlich zwingend, können personenbezogene Daten und Informationen an die Polizei und/oder andere Ermittlungs- oder Aufsichtsbehörden weitergegeben werden. Das Hinweisgebersystem Trusty wird von Ihnen auf freiwilliger Basis genutzt. Es werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben: - Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Beziehung zu der Organisation, falls Sie sich entschließen, Ihre Identität preiszugeben, - gegebenenfalls die Namen von Personen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie beteiligt sind, und ihre sonstigen personenbezogenen Daten, - gegebenenfalls die Namen der Personen, die von dem Verstoß Kenntnis haben, und deren sonstige personenbezogene Daten. Die gesamte Kommunikation zwischen Trusty und dem Webbrowser einer meldenden Person wird zum Schutz der Datenvertraulichkeit verschlüsselt (SSL). Weder IP-Adressen, Zeitstempel noch andere Metadaten der meldenden Person werden protokolliert oder gespeichert. Um die Verbindung zwischen dem Webbrowser der meldenden Person und Trusty aufrechtzuerhalten, wird auf dem Desktop der meldenden Person ein Cookie gespeichert, das lediglich die Sitzungs-ID enthält. Der Cookie ist nur bis zum Ende der Sitzung gültig und wird ungültig, wenn der Browser geschlossen wird. Verwendet wird außerdem ein HTTP-Cookie mit einer zufälligen Zeichenfolge, um die Sicherheit zu erhöhen. Dieses Cookie läuft nach zwei Stunden ab. Bei der Übermittlung einer Meldung oder zusätzlicher Informationen kann eine meldende Person Dokumente an die Meldung anhängen. In diesem Fall werden die meldenden Personen darauf hingewiesen, dass angehängte Dateien versteckte personenbezogene Daten enthalten können, die ihre Identität preisgeben könnten. Solche Daten sollten daher entfernt werden, wenn die meldende Person anonym bleiben möchte. Falls die Entfernung solcher Daten nicht möglich ist, wird empfohlen, die Dokumente im PDF-Format oder in Papierform an die (E-Mail-)Adresse der Ombudsperson zu senden und den Benutzernamen anzugeben, der einer meldenden Person nach Abschluss des Verfahrens zugewiesen wird. Die übermittelten personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Organisation aufbewahrt und verarbeitet, solange die Organisation, für welche die Ombudsperson tätig ist, ein berechtigtes Interesse daran hat, die Meldung zu bearbeiten (einschließlich der Durchführung etwaiger Untersuchungen) und gegebenenfalls Sanktionen einzuleiten. Als hinweisgebende Person haben Sie das Recht, Kenntnis von Ihren persönlichen Daten zu nehmen, Ihre persönlichen Daten in einem allgemein lesbaren elektronischen Format zu erhalten, Berichtigungen vorzunehmen und eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen. Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch das oben beschriebene berechtigte Interesse der Organisation, welches ggf. durch die Ombudsperson ausgeübt wird, eingeschränkt. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte den entsprechenden Richtlinien der Organisation oder fragen Sie die Ombudsperson.